De media, gasta 30 minutos al día realizando búsquedas

Hoy en día, las organizaciones competitivas tienen la capacidad de buscar de manera inmediata en los repositorios de conocimiento/documentos/archivos.

Para ello, y para ahorrar tiempo, es importante buscar utilizando patrones de búsqueda, que cada día se usan más; puede buscar la información de un documento, incluso dentro del documento o en sus metadatos.

Cuanto más rápidos sean sus métodos de búsqueda, más búsquedas querrá realizar.

Es fundamental el tiempo de respuesta derivado de la búsqueda de información en el repositorio. Exija el mejor tiempo.

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Existen prácticas y procedimientos de los que debemos tomar conciencia

¿Hay diferentes formatos de documentos en diferentes lugares?
¿Tiene muchos repositorios de documentos dispersos en diferentes lugares?
¿Son sus archivos poco fiables porque los repositorios tienen diferentes versiones en diferentes localizaciones?
¿Cree que es apropiado gastar el tiempo buscando documentos?
¿Acceder a la información depende de sus empleados? ¿Están los documentos en el escritorio y los correos electrónicos del los ordenadores de sus empleados?
A veces los procesos documentales complejos producen pérdidas de datos. ¿Es su caso?
¿Sus procesos son engorrosos y le resultan difíciles las búsquedas? ¿Sabe en que situación se encuentra y cuando tardará en alcanzar la siguiente etapa un proceso?
¿Pierde la pista de quién y qué hizo en el documento? ¿No consigue realizar una auditoria de manera rápida y sencilla?
En lo que respecta a documentos críticos o importantes, ¿tiene control de quién ha tenido acceso a este tipo de información?

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Un repositorio de documentos organizado es el comienzo

Un repositorio único y centralizado previene la dispersión en varios archivos documentales, lo que no solo no es bueno para la empresa, sino también para el proceso productivo y la asignación de recursos.

Este repositorio único y centralizado, que se alimenta de varias aplicaciones de gestión de su negocio, evita la multiplicidad de documentos e incrementa las buenas practicas de gestión centralizada de la información.

La digitalización de documentos que todavía se encuentran en papel, acelera los procesos y el seguimiento de los documentos por las personas adecuadas, sin preocupaciones.

El control efectivo de múltiples versiones de los documentos, así como el control cronológico de dichas versiones y cambios, le ofrece la capacidad de conocer y revelar la información a la persona adecuada.

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La información adecuada para la persona adecuada

La dinámica de intercambio de documentos por los distintos actores que participan en los procesos documentales, dependiendo de su función en la organización o el papel definido en el proceso, es la clave para compartir información sin perderse en la tarea.

Con las herramientas de productividad (p. ej.: MS Office, Intranet, Explorador de archivos) realmente integradas con los procesos documentales, se dirigirá sin pérdidas de tiempo y enviará la información justo a la persona a la que quiere mandarla.

Con el fin de buscar diferentes versiones de un documento y compararlas, le permitirá saber qué información es la más apropiada para usted.

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¿Inicio? ¿Cuándo fue? ¿Cuánto tiempo tardó? ¿Terminado?

Los procesos empresariales organizados son la definición correcta y apropiada de la gestión informatizada de documentos, que apoyan las actividades del negocio. Varios tipos de documentos existentes deben ser etiquetados/clasificados adecuadamente con los procesos correctos.

Quién hizo qué y cuándo, son los resultados de desplegar la información de quién necesita y demanda.

Recuperar documentos eliminados por error es esencial para ofrecer confianza a sus usuarios.

No pierda el tiempo, las alertas temporales en los procesos documentales le ayudaran a mejorar el rendimiento.

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